Az ügyfelemmel együtt felmérjük, hogy állnak a cégen belül az adminisztrációs folyamatok. Hol vannak a kényes pontok? Hol vesznek el az információk? Mely területekre kell koncentrálni, hol vannak hiányosságok.
Meghatározzuk, hogy milyen sorrendben fogjuk ezeket a “forró pontokat” kezelni, melyek a legégetőbb feladatok, és melyek azok, amelyeket későbbre sorolhatunk.
Készítek egy belső felmérést a munkatársakkal is. Felmérem, hogy ők milyen hiányosságokat, gyengeségeket, rikizókat és fejlődési lehetőségeket látnak a saját munkájukban. Ez egy fontos lépése a változtatások bevezetésének, mert így a munkavállalók is bevonódnak. Sőt sok esetben az operatív munkát végzők sokkal tisztábban látják a problémákat, hiszen napi szinten a “bőrükön” érzik ezek súlyát.
A cégvezetés elé tárom a felmérés eredményeit és átbeszéljük, hogy ezen információk alapján változtassunk-e a megtervezett előrehaladási sorrenden.
Készítek egy végleges előrehaladási ütemtervet, amelybe bekerülnek azok az alkalmak is, amikor belső tréninget tartok a munkavállalók, vagy akár a vezetők részére. Ezen alkalmakkor nem elméleti tudást adok át, hanem a napi feladatok ellátásához szükséges konkrét lépéseket.
Egyeztetünk, hogy mely területeken kell besegítenem az operatív feladatokba, hogy legyen ideje az adminisztratív munkatársaknak beletanulni az új dokumentációs hierarchiába, legyen idő elsajátítani az új struktúra fenntartásához szükséges készségeket. ( pl.: excel táblák professzionálisabb kezelése, levelező rendszerekben rejlő potenciálok mélyrehatóbb megismerése, stb.)
A projekt alatt jellemzően szinte napi kapcsolatban vagyok a megbízóimmal, a cégvezetőkkel, és folyamatos tájékoztatást kapnak az előrehaladásról. A közös munka a céges folyamatok kuszaságától függően akár hetekig vagy hónapokig is eltarthat. Sőt van olyan ügyfelem, akivel megmaradt a munkakapcsolat a “rendrakás” után is és továbbra is besegítek nekik a napi ügyekben.
Milyen dokumentációs problémákkal szembesülthet egy vállalkozás?
- Időgazdálkodási problémák
- Partneradatok, együttműködések nehézkes követése
- Új munkatárs hosszúra nyúló integrációja
- Hiányos jegyzőkönyvek
- Pontatlanul meghatározott felelősségi körök
- “Nincs gazdája” feladatok
- Ügyfél utánkövetés hiánya
- Projektkoordinációs hiányosságok
- Átláthatatlan a kimenő és bejövő számlák követése
- Pénzügyi mozgások elégtelen követése
- Problémák a könyvelő részére leadandó anyagok összegyűjtésével
- Átgondolatlan dokumentációs struktúra
- Visszakereshetetlen levelezés
- Információ hiány miatt elmaradt rendezvények, megbeszélések
- Archiválás folyamat hiánya
- Hatósági büntetések
- Kusza dokumentációs mappa struktúra
Megoldásaim:
- Vevői és beszállítói adatbázis, ügyfél-adatbázis felállítása
- Elemzések, kimutatások rendszerének felépítése
- Céges adminisztrációs folyamatok átvizsgálása, hiányosságok esetén új struktúra felépítése
- CRM rendszer bevezetésének felmérése, javaslattétel
- Szerződések, garanciális visszatartások követésének kialakítása
- Nyersanyagok projektszintű követésének kialakítása
- Előlegek, rendelésekhez tartozó kalkulációk kialakítása
- Számlakövetés kialakítása
- Kintlévőség kezelési folyamat átvilágítása, szükség esetén újragondolása
