Az embereknek általában az az elképzelésük, hogy az adminisztráció csupán a meglévő szabályok szigorú betartásáról szól. Azonban az igazság ennél jóval összetettebb, és az ügyviteli folyamat kialakítása és fenntartása valójában a szabályok követésének és szükség esetén való megváltoztatásának művészete is.
A szabályok segítenek a szervezeteknek a folyamatok hatékony és átlátható működésében, azonban nem minden helyzet egyforma, és épp ezért az adminisztrációs folyamat sem lehet merev.
Amikor változások vagy váratlan körülmények következnek be, cégvezetőként képesnek kell lennünk az alkalmazkodásra és a szabályok módosítására szükség esetén.
Az adminisztráció nem csak a múlt megtartásáról, hanem a jövő tervezéséről is szól.
Fel kell tudnunk ismerni, mikor szükséges módosítani a szabályokat. Ha nem is napi operatív szinten, de egy „magasabb”, holisztikusabb nézőpontból rá kell látnunk vezetőként, hogy milyen folyamatok zajlanak a cégünkben.
Fontos azonban, hogy a változtatásokra irányuló döntéseket ne impulzívan, hanem alapos elemzés és megfontolás után hozzuk meg. A szabályok megváltoztatásához általában folyamatos kommunikációra és együttműködésre van szükség az érintett felekkel.
A sikeres vállalatok jellemzője, hogy vezetői pontosan tudják, hogy az alkalmazkodás a körülményekhez mennyire fontos eleme a céges működésnek. A digitális korban a technológiai fejlődés például gyakran megköveteli, hogy a hagyományos szabályokat modernizáljuk vagy új szabályokat vezessünk be.
Az adminisztráció művészete az egyensúly megtalálásában rejlik. A szabályok szigorú betartása fontos a stabilitás szempontjából, de ugyanakkor a szabályok időszakos átgondolása, szükség esetén átalakítása és alkalmazkodás a változó körülményekhez elengedhetetlen a hosszú távú sikerhez.
Az adminisztráció tehát nemcsak a szabályok merev betartásáról, hanem azoknak az ésszerű, célorientált, a cég és a partnerek igényeihez alkalmazkodó változásairól is szól. Aki ezt a művészetet megérti és alkalmazza, az képes lesz a szervezetét a sikeres jövő felé vezetni, miközben megőrzi a stabilitást és az integritást.
