Hónap: 2023. október

Digitális transzformáció „kicsiben”

Szerző:
blog poszt 2023.10.27

Kisvállalkozóként sokszor hisszük azt, hogy nekünk nem valóak a fejlett, szerteágazó feladatok ellátására képes digitális eszközök, pedig érdemes elgondolkodni rajta, hogy melyek lehetnek azok a területek a vállalkozásunkban, ahol nagy szolgálatot tehetnek ezek a rendszerek.

Gondolok itt például a pénzügyi, logisztikai vagy épp a marketing területre.
Az online világnak köszönhetően rengeteg lehetőségünk van. Néha talán pont a bőség zavara miatt „ijedünk meg” a feladattól, hogy megtaláljuk a számunkra leginkább megfelelőbb alkalmazást, eszközt.

Érdemes a környezetünkben található, hasonló módon és iparágban tevékenykedő vállalkozótársakkal beszélgetni, és érdeklődni, hogy náluk mely alkalmazások váltak be.
Kérdezzük meg a könyvelőnket, hogy ő mely rendszerekben dolgozik a partnereinél, kérjünk véleményt tőle az egyes eszközök használhatóságával kapcsolatban.

És hogy ne maradjuk konkrét tippek nélkül ma sem, hoztam én is pár ajánlást. Olyan rendszereket, amelyeket magam is használok, használtam, és jónak tartok:

  • QuickBooks: Pénzügyi szoftver, amely segít az egyszerű könyvelésben, számlázásban és pénzügyi elemzések készítésében. https://quickbooks.intuit.com/
  • AOC: NAV és MNB integráció, automatizált funkciók és statisztikák, adófizetési értesítő, bejövő és kimenő számlák, számlaképek, bank, számlakivonatok, bérjegyzék, bérlista, boltjelentés, online pénztárgép, vevők és szállítók. Dokumentumtár és sok egyéb… https://aocsystem.com/
  • Mailchimp: E-mail marketing platform, amely segít kapcsolatot tartani ügyfelekkel és hírlevelek küldésében. https://mailchimp.com/
  • Trello: Projektkezelő alkalmazás, amely segít a feladatok nyomon követésében és a csapatmunka szervezésében. https://trello.com/hu
  • Clickup: Egy teljes körű projektkezelő és együttműködési platform, amely lehetővé teszi a feladatok és projektek hatékony szervezését és nyomon követését. Az alkalmazás egyedi testreszabási lehetőségeket kínál, és számos funkciót tartalmaz, például feladatok, időpontok, dokumentumok és csapatkommunikáció kezelését. https://clickup.com/
  • Hibridlevél: Innovatív, gyors, költséghatékony és kényelmes – postai levélfeladás számítógépről. https://hibridlevel.hu/
  • Slack: Egy kommunikációs platform, amely segít a csapatoknak gyorsan és hatékonyan kommunikálni, függetlenül attól, hol vannak. https://slack.com/
  • Toggle Track : Ez egy időkövető alkalmazás, amely lehetővé teszi az egyszerű és hatékony időmérési folyamatokat. A felhasználók használhatják az alkalmazást projektidő nyomon követésére és az idő erőforrások hatékonyabb kezelésére. https://toggl.com/
  • Seoturbo: Szövegoptimalizáló SEO Eszköz, hogy több látogatód jöjjön a keresőből. https://seoturbo.hu/
  • Gmail bővítmények: pl.: SORTD; amely segít a Gmail postaládáját hatékonyabban szervezni és kezelni. Lehetővé teszi a feladatok és üzenetek átlátható kategorizálását, valamint a fontos e-mailek könnyű hozzáférését.

Az adminisztráció művészete az egyensúly megtalálásában rejlik

Szerző:
blog 2023.10.13

Az embereknek általában az az elképzelésük, hogy az adminisztráció csupán a meglévő szabályok szigorú betartásáról szól. Azonban az igazság ennél jóval összetettebb, és az ügyviteli folyamat kialakítása és fenntartása valójában a szabályok követésének és szükség esetén való megváltoztatásának művészete is.

A szabályok segítenek a szervezeteknek a folyamatok hatékony és átlátható működésében, azonban nem minden helyzet egyforma, és épp ezért az adminisztrációs folyamat sem lehet merev.

Amikor változások vagy váratlan körülmények következnek be, cégvezetőként képesnek kell lennünk az alkalmazkodásra és a szabályok módosítására szükség esetén.

Az adminisztráció nem csak a múlt megtartásáról, hanem a jövő tervezéséről is szól.

Fel kell tudnunk ismerni, mikor szükséges módosítani a szabályokat. Ha nem is napi operatív szinten, de egy „magasabb”, holisztikusabb nézőpontból rá kell látnunk vezetőként, hogy milyen folyamatok zajlanak a cégünkben.

Fontos azonban, hogy a változtatásokra irányuló döntéseket ne impulzívan, hanem alapos elemzés és megfontolás után hozzuk meg. A szabályok megváltoztatásához általában folyamatos kommunikációra és együttműködésre van szükség az érintett felekkel.

A sikeres vállalatok jellemzője, hogy vezetői pontosan tudják, hogy az alkalmazkodás a körülményekhez mennyire fontos eleme a céges működésnek. A digitális korban a technológiai fejlődés például gyakran megköveteli, hogy a hagyományos szabályokat modernizáljuk vagy új szabályokat vezessünk be.

Az adminisztráció művészete az egyensúly megtalálásában rejlik. A szabályok szigorú betartása fontos a stabilitás szempontjából, de ugyanakkor a szabályok időszakos átgondolása, szükség esetén átalakítása és alkalmazkodás a változó körülményekhez elengedhetetlen a hosszú távú sikerhez.

Az adminisztráció tehát nemcsak a szabályok merev betartásáról, hanem azoknak az ésszerű, célorientált, a cég és a partnerek igényeihez alkalmazkodó változásairól is szól. Aki ezt a művészetet megérti és alkalmazza, az képes lesz a szervezetét a sikeres jövő felé vezetni, miközben megőrzi a stabilitást és az integritást.

Nincs időd? Adok!

Szerző:
blog poszt 2023.10.06

Az idő a vállalkozások egyik legnagyobb kincse. A kisvállalkozások számára az időgazdálkodás képes meghatározó tényezővé válni a siker vagy a kudarc szempontjából. Gyakran elmerülünk az adminisztrációs feladatok, ügyfélkezelés, és egyéb kötelességek dzsungelében, és nehéz megtalálni az időt az üzleti stratégia kidolgozására, az innovációra, és a növekedés megtervezésére.

Az időgazdálkodás alapvetően a prioritások kezeléséről szól. Határozd meg, mely feladatok a legfontosabbak a vállalkozásod szempontjából, és ezeket kezeld először.

Ne vesztegess időt olyan dolgokra, amelyek nem hoznak hozzá értéket a cégedhez. Ezek meghatározása sokszor jelent nehézséget, mert sajnos előfordul, hogy pont azon feladatok elvégzését élvezzük a leginkább, amelyek amúgy semmilyen hozzáadott értéket nem képviselnek a céges fejlődésünk szempontjából. Ilyen időrabló időtöltés lehet például az aránytalan sok applikáció, online eszköz használata. Bele tudunk szeretni a velünk szembejövő összes újításba, friss ügyviteli, pénzügyi vagy egyéb online appba, de hamar kiderül, hogy csak az időnket veszik el, és nem tesznek hozzá a cégünk növekedéséhez.

Állíts fel rövid- és hosszú távú célokat, és „kényszerítsd” magad, hogy foglalkozz ezekkel. Először nehéz lesz, de utána mindig könnyebbé és könnyebbé válik, ha hozzászoksz, hogy rendszeres időközönként foglalkoznod kell az adott feladatokkal, határidőkkel, célokkal. Sőt! Ha látod, hogy beindulnak a dolgok, megérkezik majd a motiváció is. 😊

Én például papíron tervezek, „őskori módon”. Előveszek egy szép nagy papírlapot, és felírom rá a negyedéves céljaimat, majd azokat lebontom konkrét lépésekre. Nekem ez a leggyorsabb eljárás és írás közben jönnek a friss gondolatok. Sokkal eredményesebben vagyok képes végig gondolni egy-egy témát, projektet, ha közben kézzel jegyzetelek, mintha a számítógépen írnék róla feljegyzést.

A tömbösítés is csodákra képes. Nem is hinné az ember, hogy milyen sok energiát pazarol el azzal, ha kapkodva próbálja a feladatokat ellátni. Nemcsak nem hatékony, de rendkívül fárasztó is, ha ugrálunk a napi feladatok között. Arról ne is beszéljünk milyen sok hibalehetőséget rejt magában, ha nem koncentrálunk.

Behozhatnám ide a delegálást is, de a csapból is ez folyik, mégsem hiszi el a vállalkozás vezetők nagy többsége, hogy ez a dolog működtethető és hatékonyan fenntartható lépés tud lenni a cég életében. Pedig tényleg az!  Írtam már erről a témáról, ha olvasnál róla itt megteheted: https://www.gabrielsoffice.hu/delegalas-hogyan-csinaljam/

Az idő az egyik legértékesebb erőforrásunk, nem szabad elpazarolni, ha célunk, hogy a vállalkozásunk folyamatosan fejlődő pályán maradjon és ne lemaradjon.