fbpx

Jegyzőkönyvvezetés – hogyan csináljuk jól?

Egy üzleti partneri kapcsolatban, projektekben vannak mérföldkövek, amikor a résztvevők megállnak egy pillanatra, egyeztetnek a hogyan továbbról, a következő feladatokról. Érdemes ezekről a megbeszélésekről jegyzőkönyvet vezetni. Nem a bizalmatlanság miatt! Sokkal fontosabb, hogy a közreműködő felek mindig ugyanazt a nyelvet beszéljék, mindenkinek ugyanaz a folyamat legyen a fejében, és legyen egy kapaszkodó, ha vissza kell idézni az egyeztetésen elhangzottakat.

Döbbenettel szoktam tapasztalni, hogy még nagy cégek sem használnak egy egyszerű jegyzőkönyv sablont, amely tartalmazza a lényegi információkat. (pl.: kik vettek részt a megbeszélésen, dátum, témák stb.)

Arról már ne is beszéljünk, hogy a jegyzőkönyveket word formátumban mentik el, olyan névvel, hogy azt senki nem tudja visszakeresni, ha szükség lenne rá. 🙂

A jegyzőkönyvezés 10 pontja:

  • MINDIG írjuk jegyzőkönyvet a fontos megbeszélések alatt.
  • Ne csak a külső partnerekkel történő egyeztetések során használjuk ki ezt a lehetőséget, a belső közreműködések során is fontos és mankóként szolgál, ha rögzítjük a fontos megállapodásainkat.
  • Rögzítsünk határidőket és felelősöket a feladatoknál.
  • Használjunk egy sablont, ami megkönnyíti az előkészületeket, és a megbeszélés alatti jegyzőkönyvezési munkát
  • Tárgyalások után küldjük ki a részvevőknek a jegyzőkönyvet átolvasásra, esetleges további megjegyzések megtételére.
  • Kérjük meg a közreműködőket, hogy a VÁLTOZÁS KEZELÉSSEL javítsanak bele a dokumentumba. Ez nekik nem jelent többlet munkát, viszont a dokumentum véglegesítésében sokat segít.
  • A végleges, mindenki által elfogadott dokumentumot PDF formátumban mentsük el, és küldjük ki az összes résztvevő számára.
  • Elnevezése legyen „beszédes” – Projekt&megbeszélés témája&dátum – törekedjük a tömör megfogalmazásra, akár rövidítések alkalmazásával.
  • Amennyiben rendszeres megbeszélésekről van szó, a dokumentumokat mindig ugyanabban a struktúrában nevezzük el. pl.: Projekt01/22_alapkoncepció meghat._2022.01.15 Projekt01/22_1.mérföldkő_2022.03.25
  • Ne csak a levelezőrendszerben tároljuk a jegyzőkönyveket. Alakítsunk ki nekik megfelelő helyet a projekt/feladat mappában, hogy az esetlegesen később csatlakozó munkatársak is gyorsan vissza tudjanak keresni az információkban, ha szükséges.