Az elmúlt hónapokban több ezer levelet olvastam át az egyik futó projektemben. A kimenő és bejövő levelezés átfejtésével szüntettem meg az elmúlt évek projektjeihez tartozó dokumentációs hiányosságokat.
Azt tapasztaltam, hogy nem fordítunk elég figyelmet arra, hogyan kommunikálunk írásban a partnereinkkel, pedig sok múlik azon, hogy a leveleink visszakereshetőek, egyértelműek, utánkövethetőek-e, vagy csak az azonnali információáramlást szolgálják ki.
Mire figyeljünk levélírás közben? Legsúlyosabb hibák:
- TÁRGYMEZŐ! A tárgymező nem dísznek van, használjuk jól! Az ott megadott információ alapján válik jól visszakereshetővé a levelezésünk. A tárgymező a levelünk „uniqe ID’-ja, egyedi ismertetőjele. Adjuk „beszédes” nevet a levélnek. Az „adó” vagy a „kérdés” típusú elnevezések semmilyen információval nem rendelkeznek, sem segítik a későbbiekben történtő esetleges visszakeresést, főleg akkor, ha a levélben fontos témát fejtünk ki.
- NE KEVERJÜK a különböző projekteket a levelezésben. Ha esetleg két cég több különböző projektben is együtt dolgozik, akkor teljes káoszhoz vezethet, ha az „A” projekt kapcsán elindult levelezésben egyszer csak a „B” projekthez kapcsolódó információk is elkezdenek gazdát cserélni, ráadásul úgy, hogy a tárgymező 100%-ban az „A” projekthez kapcsolódik. Ilyenkor mehet félre rengeteg tudnivaló, egyeztetés, mert képtelenség követni a fontos adatok, információk útját.
- Csak azokat szólítsuk meg, akikre a konkrét téma tartozik. Úgy is mondhatnám: „Sok bába közt elvész a gyerek.” Címzettként nem minden értintettet kell felvenni, csak azokat a személyeket, akik felelősek a levélben leírt feladat ellátásáért, ellenőrzéséért stb. A „Másolatot kap” mezőben megadott személyek pedig megkapják az információt, de tudni fogják, hogy elsősorban nem tőlük várunk visszajelzést a levelünkre.
- Nem a tárgyhoz tartozó mellékletek csatolása a levélhez. Ha csatolunk egy ajánlatot, egy szerződéstervezetet, bármilyen információs anyagot a levelünkhöz, minden esetben győződjünk meg róla, hogy a megfelelő dokumentum került be a mellékletbe, a legfrissebb verziószámmal. A legnagyobb bakik közé tartozik, ha „A” cégnek kiküldünk egy „B” cég részére elkészített anyagot. Azt gondolná az ember lánya, hogy ez viszonylag ritka, jelenség, de tapasztalataim szerint sajnos sokkal többször fordul elő ilyen hiba, mint az tolerálható lenne az üzleti életben.
