Érdemes-e kisvállalati környezetben szabványosítani folyamatokat, eljárásokat?
Egyértelműen igen! Az adott területre vonatkozó szabályok, szabványok elősegítik a minőségi és következetes munkát, biztosítják a kompatibilitást, átjárhatóságot az egyes részfolyamatok, részfeladatok között és erőteljesen növelik a cég pénzügyi és üzletfolytonossági biztonságát.
Az adminisztrációs rend hiánya óriási károkat tud okozni, de nem feltétlenül mutatkoznak meg a bajok azonnal. Leggyakrabban abban merülnek ki az ilyen típusú problémák a napi munkavégzés során, hogy hosszú időbe telik mire egy-egy prezentáció, szerződés, ajánlat előkerül valamelyik munkatárs e-mailjei, mappái vagy szekrénye aljából.
A veszély abban rejlik, hogy nincs idő keresgélni, egymásra mutogatni, amikor ezekre az információkra azonnal – például egy NAV vagy egyéb hivatalos ellenőrzés során – lenne szükség.
Ezeket a krízishelyzeteket nagyon könnyen ki lehetne iktatni a vállalkozás életéből, nincs másra szükség, mint időre és egy emberre, aki helyére illeszti a szétszórt adminisztrációs puzzledarabkákat. Ezek az összeillesztett darabkák – szabványosított folyamatok – adják meg az új, stabil cégműködés alapját. Ha másképp nem, akkor külső segítség igénybevételével is érdemes megoldani a káosz megszüntetését.
Hogy néhány konkrét példával is szolgáljak:
Legyen egy átlátható mappa struktúra, amelyet minden egyes munkatárs ugyanazon alapelvek szerint használ.
Legyenek egyértelmű riportálási folyamatok. Ki kinek riportál, mikor, milyen gyakorisággal, milyen szintű információkat osztva meg a másikkal.
Legyenek standardizált űrlapok, sablonok, jegyzőkönyvek, szerződés tervezetek, mintadokumentumok.
