Hónap: 2022. november

Üzleti levelezés – miért nehezítjük meg a saját dolgunkat?

Szerző:
pixabay gerd altmenn 2021.11.09 email g97da2dcec 1920

Az elmúlt hónapokban több ezer levelet olvastam át az egyik futó projektemben. A kimenő és bejövő levelezés átfejtésével szüntettem meg az elmúlt évek projektjeihez tartozó dokumentációs hiányosságokat.

Azt tapasztaltam, hogy nem fordítunk elég figyelmet arra, hogyan kommunikálunk írásban a partnereinkkel, pedig sok múlik azon, hogy a leveleink visszakereshetőek, egyértelműek, utánkövethetőek-e, vagy csak az azonnali információáramlást szolgálják ki.

Mire figyeljünk levélírás közben? Legsúlyosabb hibák:

  • TÁRGYMEZŐ! A tárgymező nem dísznek van, használjuk jól! Az ott megadott információ alapján válik jól visszakereshetővé a levelezésünk. A tárgymező a levelünk „uniqe ID’-ja, egyedi ismertetőjele. Adjuk „beszédes” nevet a levélnek. Az „adó” vagy a „kérdés” típusú elnevezések semmilyen információval nem rendelkeznek, sem segítik a későbbiekben történtő esetleges visszakeresést, főleg akkor, ha a levélben fontos témát fejtünk ki.
  • NE KEVERJÜK a különböző projekteket a levelezésben. Ha esetleg két cég több különböző projektben is együtt dolgozik, akkor teljes káoszhoz vezethet, ha az „A” projekt kapcsán elindult levelezésben egyszer csak a „B” projekthez kapcsolódó információk is elkezdenek gazdát cserélni, ráadásul úgy, hogy a tárgymező 100%-ban az „A” projekthez kapcsolódik. Ilyenkor mehet félre rengeteg tudnivaló, egyeztetés, mert képtelenség követni a fontos adatok, információk útját.
  • Csak azokat szólítsuk meg, akikre a konkrét téma tartozik. Úgy is mondhatnám: „Sok bába közt elvész a gyerek.” Címzettként nem minden értintettet kell felvenni, csak azokat a személyeket, akik felelősek a levélben leírt feladat ellátásáért, ellenőrzéséért stb. A „Másolatot kap” mezőben megadott személyek pedig megkapják az információt, de tudni fogják, hogy elsősorban nem tőlük várunk visszajelzést a levelünkre.
  • Nem a tárgyhoz tartozó mellékletek csatolása a levélhez. Ha csatolunk egy ajánlatot, egy szerződéstervezetet, bármilyen információs anyagot a levelünkhöz, minden esetben győződjünk meg róla, hogy a megfelelő dokumentum került be a mellékletbe, a legfrissebb verziószámmal. A legnagyobb bakik közé tartozik, ha „A” cégnek kiküldünk egy „B” cég részére elkészített anyagot. Azt gondolná az ember lánya, hogy ez viszonylag ritka, jelenség, de tapasztalataim szerint sajnos sokkal többször fordul elő ilyen hiba, mint az tolerálható lenne az üzleti életben.

Jegyzőkönyvvezetés – hogyan csináljuk jól?

Szerző:
2022.11.03 blog jegyzőkönyv

Egy üzleti partneri kapcsolatban, projektekben vannak mérföldkövek, amikor a résztvevők megállnak egy pillanatra, egyeztetnek a hogyan továbbról, a következő feladatokról. Érdemes ezekről a megbeszélésekről jegyzőkönyvet vezetni. Nem a bizalmatlanság miatt! Sokkal fontosabb, hogy a közreműködő felek mindig ugyanazt a nyelvet beszéljék, mindenkinek ugyanaz a folyamat legyen a fejében, és legyen egy kapaszkodó, ha vissza kell idézni az egyeztetésen elhangzottakat.

Döbbenettel szoktam tapasztalni, hogy még nagy cégek sem használnak egy egyszerű jegyzőkönyv sablont, amely tartalmazza a lényegi információkat. (pl.: kik vettek részt a megbeszélésen, dátum, témák stb.)

Arról már ne is beszéljünk, hogy a jegyzőkönyveket word formátumban mentik el, olyan névvel, hogy azt senki nem tudja visszakeresni, ha szükség lenne rá. 🙂

A jegyzőkönyvezés 10 pontja:

  • MINDIG írjuk jegyzőkönyvet a fontos megbeszélések alatt.
  • Ne csak a külső partnerekkel történő egyeztetések során használjuk ki ezt a lehetőséget, a belső közreműködések során is fontos és mankóként szolgál, ha rögzítjük a fontos megállapodásainkat.
  • Rögzítsünk határidőket és felelősöket a feladatoknál.
  • Használjunk egy sablont, ami megkönnyíti az előkészületeket, és a megbeszélés alatti jegyzőkönyvezési munkát
  • Tárgyalások után küldjük ki a részvevőknek a jegyzőkönyvet átolvasásra, esetleges további megjegyzések megtételére.
  • Kérjük meg a közreműködőket, hogy a VÁLTOZÁS KEZELÉSSEL javítsanak bele a dokumentumba. Ez nekik nem jelent többlet munkát, viszont a dokumentum véglegesítésében sokat segít.
  • A végleges, mindenki által elfogadott dokumentumot PDF formátumban mentsük el, és küldjük ki az összes résztvevő számára.
  • Elnevezése legyen „beszédes” – Projekt&megbeszélés témája&dátum – törekedjük a tömör megfogalmazásra, akár rövidítések alkalmazásával.
  • Amennyiben rendszeres megbeszélésekről van szó, a dokumentumokat mindig ugyanabban a struktúrában nevezzük el. pl.: Projekt01/22_alapkoncepció meghat._2022.01.15 Projekt01/22_1.mérföldkő_2022.03.25
  • Ne csak a levelezőrendszerben tároljuk a jegyzőkönyveket. Alakítsunk ki nekik megfelelő helyet a projekt/feladat mappában, hogy az esetlegesen később csatlakozó munkatársak is gyorsan vissza tudjanak keresni az információkban, ha szükséges.