Hónap: 2022. október

Miért mikor?

Tegyük fel magunknak a kérdést : Mégis mikor lesz ideális rá az időpont, hogy elkezdjük rendberakni a vállalaton belüli folyamatokat, dokumentációt, projekteket, munkaköröket, rangsort, felelősségi köröket stb?

Van olyan szakasza az évnek, amikor könnyen belefér? Amikor nyugi van?

Nincs.

Mindig történik valami, mindig van egy adózási határidő, egy projektzárási határidő, egy beszerzési határidő…

Pont ezért kell MOST elkezdeni!

Nem szabad halogatni, mert sokkal jobban fog fájni, ha hagyjuk, hogy teljesen kicsússzanak a dolgok a kezünk közül, és a legnagyobb krízisben kell neki állni az építkezésnek, akkor, amikor a kármentés folyamata amúgy is nagy nyomás alatt tartja a munkatársakat, a vállalkozást.

Van akiknek könnyen megy, és van, akik szenvednek tőle. Sok oka lehet, ha egy vezető nehezen adja át a feladatokat a munkatársainak. Esetleg bizalmi problémák állnak a háttérben, vagy csak a megszokás. Egyik sem ideális.

„Hogyan delegáljunk jól ? „- merülhet fel a kérdés. Tapasztalataim szerint a legfontosabb dolog, hogy PONTOSAN FOGALMAZZUK MEG, hogy mi a feladat, mit várunk el a másiktól, milyen eredményre számítunk a feladat elvégzése kapcsán.

A vezetőnek fel kell tudnia mérni, hogy a megfelelő embert választja ki a megfelelő feladatra. Látni kell, hogy nem vagyunk egyformák, vannak munkatársak, akik a kreatív feladatokban jobbak, és vannak, akiket az excel tud beszippantani mátrixként és az intenzív koncentrációt igénylő megbízásokban tudják a legjobbat nyújtani.

Érdemes kihasználni (a szó jó értelmében) a kollégák ambícióit, motiváltságát, lehetőséget adva nekik a szakmai fejlődésre. Tapasztaltam nem egyszer, hogy ha egy kezdő, fiatal munkatársat úgy vontam be a közös munkába, hogy egy teljes feladatot bíztam rá, sokkal több energiával, elszántsággal vetette bele magát a munkába, mintha csak egy apró, „kezdőknek való” részfeladattal bíztam volna meg őt. Természetesen fontos, hogy mindig, minden esetben szabad kérdezni. Ha elakadást tapasztalnak, megtorpannak az adott feladat elvégzése közben mindig ott van valamely tapasztaltabb kolléga, akihez fordulhatnak támogatásért. Megéri ez a fajta megelőlegezett bizalom, én csak pozitív eredményeket tudok visszaidézni, ha az ilyen típusú közös munkáimra visszagondolok.

A hazai kisvállalkozások nagy többségében a tulajdonosi és a menedzseri munkakör nem válik szét. Nyilvánvalóan ennek megvan a maga természetes oka: a kisvállalkozásokra jellemző fejlődési folyamat.

Egy idő után viszont – ahogy a kisvállalkozás növekedésnek indul – ez a helyzet ronthatja a versenyképességet és korlátozhatja a vállalkozás továbblépési lehetőségeit. Vannak cégtulajdonos menedzserek, akik olyan tanulmányi háttérrel, vagy esetleg olyan előzetes munkatapasztalattal rendelkeznek, amely kompetencia szükséges a stratégia és a végrehajtási folyamat kidolgozásához, de általában nem ez a jellemző.

A vállalkozás alapját képező szakterületen kiváló képességekkel rendelkező vezetőnek is szüksége lehet olyan megbízható szakemberekre, menedzserekre, akik képesek felügyelni a HR, marketing, sales, kontrolling vagy az operatív feladatokat.

Ezen szakértők bevonása lehetőséget ad az ügyvezető számára, hogy a tulajdonosi szerepére koncentrálhasson úgy, hogy közben a cége továbbra is prosperáló pályán marad.

Egyik ügyfelem azért keresett meg, mert viszonylag rövid időn belül szeretne nyugdíjba vonulni, így keresi az utódlási megoldást. Proaktívan készül a háttérbevonulásra, ezért felmérte, hogy milyen állapotban van a cég adminisztrációja, és rádöbbent, hogy bőven van mit rendbe tenni a kérdéses területen.

A hazai vállalkozások majd 20 százalékánál a tulajdonos – ügyvezető 60 évnél idősebb, és erősen foglalkoztatja a cégen belüli generációváltás kérdése. Először általában a családtagok jönnek szóba az utódlásnál, de a tapasztalatok azt mutatják, hogy ennél bonyolultabb a helyzet. Ahhoz, hogy a cégátadás problémamentesen történjen meg, elkötelezett és a cégvezetésre alkalmas, megfelelő szaktudással rendelkező családtag bevonására lenne szükség, amely sok esetben nem kivitelezhető opció.

Ilyen esetekben kerül előtérbe a cégeladás, amelyet meg kell előzön egy jól átgondolt, megfelelően előkészített és véghezvitt szervezetátvilágítási és „rendrakási” folyamat. Egy prosperáló, minden tekintetben rendben lévő vállalkozást sokkal könnyebb jó áron értékesíteni, mint egy olyat, amely nem tudja magáról bebizonyítani, hogy van jelene és jövője az adott piacon.

Ha tippelnem kellene, hogy ez a mondat hányszor hangzik el egy KKV ügyvezető – tulajdonos szájából, azt hiszem nagy biztonsággal találnám el a választ.

A lényeg: nem kell mindent a cégvezetőnek egyedül csinálni, főleg nem az ügyvitellel, adminisztrációval kapcsolatos feladatokat.

Tudnia kell delegálni a tennivalókat, és elengedhetetlen az is, hogy képes legyen számonkérni a munkatársakat az elvégzett megbízásokkal kapcsolatban. A számonkérés mikéntje lehet egy heti összefoglaló, amiből részletes képet kap az események, feladatok, hivatalos ügyek haladásáról.

Ha még nincs meg a pénzügyi háttér, hogy egy teljesállásban foglalkoztatott asszisztensre bízzuk a feladatokat, nagyszerű megoldás lehet egy külső szakemberre, ügyviteli projektmenedzserre bízni egy-egy feladatot, amelyekkel csökkenteni lehet az ügyvezető adminisztrációs terheit.